Мир корпоративов завораживает.
Множество целей, разные типы посетителей, разнообразие форматов… это лишь некоторые из характеристик, определяющих корпоративные мероприятия.
По сравнению с другими типами конференций, тимбилдинговых семинаров или ретритов, корпоративные мероприятия ориентированы на бизнес и имеют в качестве основной цели ряд действий, которые обеспечат рост, улучшение продаж и позитивное позиционирование на рынке.
Деловая среда оказывает наибольшее влияние на формирование корпоративных событий.
Постоянное стремление служить, оказывать большее влияние и связывать различные заинтересованные стороны делает необходимость личного взаимодействия обязательной.
Влияние корпоративных мероприятий.
Мероприятия — это самые мощные каналы, которые различные корпорации и предприятия могут использовать для передачи своих сообщений своим клиентам, своим сотрудникам и другим участникам рынка.
Как внутренние, так и внешние корпоративные мероприятия привлекут желаемое внимание и предоставят многочисленные возможности для получения дохода.
И независимо от того, хотите ли вы привлечь новых клиентов, добиться более высокого уровня защиты интересов сотрудников или привлечь руководителей высшего звена к творческим вдохновениям, превосходное планирование имеет жизненно важное значение.
Поэтому, если вы новичок в корпоративных мероприятиях или ваша компания готова повысить уровень своей игры, рекомендуем обратиться к специалистам в организации корпоративов таким как ивент агенство Day&Night. Если же вы решите сделать мероприятие своими силами, вам необходимо руководство.
Вот почему мы составили это краткое и краткое руководство, которое послужит начальной поддержкой в этой области.
Вот шаги, которые вы должны учитывать, когда вам поручают координировать и управлять корпоративным мероприятием:
Шаг 1. Спроектируйте жизненный цикл событийного проекта
Каждое мероприятие переходит от концепции к планированию, а затем от реализации к оценке результатов.
Во-первых, вам нужно начать с идеи и ее осуществимости.
Вам нужно будет определиться с целью и задачей мероприятия, какими сообщениями вы хотите поделиться, вашей аудиторией и типом формата, который вы хотите использовать. Затем вам нужно будет оценить затраты и определить ожидаемую рентабельность инвестиций (будь то с точки зрения инноваций, защиты интересов и сплоченности сотрудников, количества лидов или закрытых сделок).
Во-вторых, вам нужно собрать команду планирования, которая будет включать в себя различные типы профилей (маркетинг, логистика и т. д.).
На этом этапе вы также можете решить нанять консультанта по организации мероприятий или агентство по планированию мероприятий https://dayandnight.com.ua/. Вам также нужно будет выяснить, какие поставщики мероприятий (место проведения, кейтеринг, аудиовизуальные средства и т. д.) вам понадобятся.
В-третьих, вам нужно будет настроить процесс планирования и любые ограничения, с которыми вы можете столкнуться, например, юридические или этические вопросы.
Затем вам нужно определить, как будет выглядеть день (дни) мероприятия и что потребуется для того, чтобы день (дни) проходил легко.
Наконец, вы закончите период подведения итогов, когда вы оцените результаты и решите, была ли стратегия мероприятия успешной. Основная идея состоит в том, чтобы установить все этапы планирования и знать, что ожидается как от вас, так и от вашей команды.
Шаг 2. Обеспечьте эффективную структуру распределения работ
Как только вы разберетесь со стратегией мероприятия и этапами планирования, вы захотите обосновать все эти концепции и преобразовать их в практические задачи, которые вы затем делегируете разным членам команды.
В качестве примера возьмем этап концептуализации.
Если ваша основная аудитория — лидеры компании или клиенты, то вы, вероятно, захотите привлечь специалистов по маркетингу и коммуникациям к разработке самого проекта.
Если вы проводите мероприятие для сотрудников, вы захотите привлечь к нему отдел кадров.
В зависимости от ваших целей будет разумно работать с соответствующими командами и разработать сильную стратегию мероприятия.
На этапе планирования вам нужно будет прописать все логистические действия (от аренды площадки и приглашения спикеров до настройки сайта мероприятия и составления программы).
Когда у вас есть список задач, вы можете соответствующим образом делегировать их. Эта разбивка работы необходима для безупречной координации и эффективного планирования.
Шаг 3. Обеспечьте четкую коммуникацию
Планирование успешных корпоративных мероприятий требует большой команды. Вот почему использование общей терминологии в разных командах (маркетинг, коммуникация, управление персоналом, планирование и т. д.) является обязательным.
Кроме того, важно создать базу данных событий, в которой вы сможете отслеживать всю необходимую информацию, и убедиться, что она доступна для всех в группе планирования.
Наконец, вы захотите установить динамику встречи, чтобы обсудить любые новые проблемы и отслеживать прогресс.
Шаг 4. Используйте передаваемые навыки
Хотя планирование мероприятия без опыта требует больших усилий, вы всегда можете попросить членов команды, обладающих необходимыми навыками, помочь вам преодолеть трудности планирования.
Например, вы можете обнаружить, что кто-то из отдела маркетинга может помочь вам продвигать мероприятие в социальных сетях, или кто-то из отдела кадров может знать, как модерировать конференцию или семинар.
Последние мысли
Компании могут проводить несколько мероприятий в год, а это означает, что после того, как вы подведете итоги одного, вам придется начать планировать другое.
Вот почему вы добьетесь большей эффективности, если создадите протокол или методологию планирования мероприятий. Это даст вам дорожную карту действий, которую вы затем сможете применить к каждому событию с небольшими вариациями в зависимости от типа события, целевой группы и масштаба.
Наконец, не забывайте, что существует программное обеспечение для управления событиями, которое позволит вам просто клонировать предыдущее событие (всего несколькими щелчками мыши), изменить данные и запустить новое событие, используя предыдущие конфигурации.
