Собрание, имеющее статус, требует продуманной организации. Необходимо сделать список обязательных и желательных предпочтений публики, а также составить смету. После окончания предварительных набросков можно переходить к сути, построению планов и поиску нужного места.

На чем делается акцент

Основные столбы для построения общей картины места проведения мероприятия:

  1. Расположение зала (насколько оно удобно большинству). Сложность пути влияет на обстановку и настрой прибывших.
  2. Внешний вид помещения, где проводится основное время. Там придется пребывать довольно продолжительный период, ведь обычно длительность собрания начинается от двух часов, иногда и целый день.
  3. Техническая оснащенность, возможности аппаратуры. Иногда она вовсе не предоставляется, придется ее арендовать или везти с других адресов.
  4. Дополнительные возможности и услуги, предоставляемые конференц-залом.

После того, как определены столбы, можно приступать к детальному их рассмотрению и выбору оптимального варианта. Основная ориентация - соответствие помещения назначению, потому арендовать зал для конференции в Киеве не всегда получается с первого клика. Хотя хороших предложений немало.

 

Внешнее оформление зала как отражение отношения к событию

Так устроена психология людей, что первое впечатление, самое важное, производится на основе увиденного. И обычно это оценка конференц-зала, на уровне подсознания посетитель делает вывод о важности мероприятия по тому, какое “обрамление” ему подобрано. Соответственно, и отношение корректируется под этот настрой.

Существует прямая взаимосвязь желательного оформления с тематикой события. Строгость собрания предполагает строгую стилистику и классические решения. Рекомендуется при этом:

●       Остановить выбор на простых оттенках, не отвлекающих внимание от предмета сбора.

●       Избегать мест, излучающих моду интерьера времен советского союза, это угнетает.

●       Подбирать формат, максимально соответствующий целевой аудитории.

А мотивирующие тренинги, креативные семинары предполагают иной вариант оформления. Здесь строгость цветов, линий будет скучной. Надо подобрать оттенки жизнерадостнее, вдохновляющие расцветки, принты, удобные сидячие места. Часто не лишним оказывается продуманная техническая база, чтобы спонтанные решения спикера не стали неприятным сюрпризом.

 

Прекрасные, часто уместные решения:

●       лофт, он моден и актуален, посетители обычно довольны, а в исполнении это просто;

●       минимализм с яркими акцентами, согласующимися между собой, образуя цельную картину;

●       варианты с нестандартным расположением сцены, посадочных мест — разряжает обстановку.

И обязательно количество людей рассчитывать не точно, согласно числу приглашенных, записанных, а немного больше. Это упрощает вероятные и часто происходящие на таких мероприятиях форс-мажорные обстоятельства.

Смета: особенности

Вопрос распределения бюджета часто стоит остро, так как придумать место для расположения гостей — одно дело. Второй вопрос состоит в том, чтобы оплатить это удовольствие. Даже платный вход редко окупает все затраты.

Если в финансовой части затруднений нет, и нет нужды исходить из этого аспекта - отлично. В случае ограниченного бюджета придется продумать и другие нюансы, рекомендации:

  1. Не стремиться арендовать конференц-зал в популярных местах, там часто неоправданно дороже.
  2. Сравнить предложения, фото и расценки в интернете, там нередко выкладывают оптимальные и креативные, интересные объявления.
  3. Попробовать пробить по каналам возможности среди знакомых, готовых сделать скидку или предоставить на конкретное время помещение бесплатно.

Поинтересоваться, что входит в стоимость аренды, если она кажется выше обычной. Часто туда включен кофе-брейк, кулер с водой, другие услуги. И вместе с ними оно выходит даже дешевле, чем делать все самостоятельно. Или попробовать договориться об аренде без вспомогательных опций.

 

Техническая часть

Успешность мероприятия прилично зависит от технической подготовки и возможностей. Есть разница: один микрофон на проводе между несколькими спикерами или персональный нательный для каждого из них. А если первый вариант окажется неправильно настроенным, впечатление испортится, и комфорт будет нарушен окончательно.

Желательно продумать возможности климат-контроля, кондиционирование, проветриваемость. Плюс редко остается лишним устройство, раздающее Wi-Fi.

Иногда основная часть оборудования уже включена в арендные расценки, надо уточнять, что именно это будет. В большинстве случаев некоторые моменты придется продумывать самостоятельно, привозить мелкое дополнительное техническое оснащение.

Дополнительные рекомендации

Если предыдущие моменты грамотно продуманы, посетители не заметят, что все хорошо. Но окончательный приятный штрих необходим, чтобы оставить приятные впечатления, за которые зацепилась бы память, разматывая клубком события того (этого) дня. То есть:

  1. Организовать кейтеринг и кофе, чай с “печеньками”.
  2. Предусмотреть возможность перекуса при продолжительном событии.
  3. Часто целесообразно сделать первую часть в конференц-зале в стандартном формате. Затем переместиться в зал-ресторан, сделать вторую половину или изложить отдельную тему, не изводя гостей голодом
  4. Не забыть про фотозону, где профессиональный фотограф и сами участники смогут сделать снимки на память.

Обязательно ориентироваться на потребности тех, кто придет. При необходимости, продумать аниматоров, детскую комнату, если будут родители с детьми. Полезно выводить туда экран со звуком, чтобы можно было слушать и быть в курсе, не отрываясь от малыша.

Заключение

Чтобы все прошло идеально, надо после окончания основного планирования мысленно или физически пройтись в качестве гостя по всему мероприятию. Это позволит устранить неточности, мелкие неудобства, составляющие общее впечатление участников от события.